Oszustwa finansowe w gabinetach stomatologicznych, jak je wykrywać i jak im zapobiegać

Iveta Ramonaite, Dental Tribune International

pią. 20 grudnia 2024

udział

ratować

Oszustwa i nadużycia finansowe dotykają ponad połowę wszystkich lekarzy dentystów i często mają poważne konsekwencje. Od ponad trzydziestu lat David Harris, założyciel i dyrektor generalny Prosperident, przoduje w wykrywaniu kradzieży i pomaganiu właścicielom gabinetów w zapobieganiu im. Pod jego kierownictwem Prosperident stała się wiodącą firmą zajmującą się dochodzeniami w sprawie oszustw finansowych w gabinetach dentystycznych w USA. W wywiadzie dla Dental Tribune International Harris dzieli się cennymi spostrzeżeniami na temat identyfikowania kradzieży i zapobiegania im, podkreślając kluczową rolę zaufania i odpowiedzialności oraz znaczenia wdrażania systemów kontroli finansowej w gabinetach dentystycznych.

Czy mógłby nam Pan opowiedzieć o sobie i jak to się stało, że został Pan wiodącym ekspertem w dziedzinie wykrywania oszustw w gabinetach dentystycznych?
Moja kariera rozpoczęła w się 1989 roku przez zupełny przypadek. Znajomy dentysta podejrzewał, że jest okradany, ale nie wiedział do kogo się zwrócić więc w desperacji skontaktował się ze mną. Wiedział, że mam doświadczenie śledcze i dzięki trudnym doświadczeniom, które przeżyłem jako nastolatek, potrafię zrozumieć, jak myślą przestępcy.

Szybko rozwiązałem tę sprawę, ale wtedy jeszcze nie zdecydowałem się na taką ścieżkę kariery. Jednak dwa tygodnie później byłem umówiony na wizytę u mojego lekarza dentysty i zanim wszedłem, zajrzałem przez szklane drzwi i na recepcji zobaczyłem tę samą kobietę, którą wcześniej przyłapałem na kradzieży w gabinecie mojego znajomego. Nie poszedłem wtedy na wizytę, tylko zadzwoniłem do mojego dentysty, informując go jakie mam podejrzenia, a on został moim pierwszym oficjalnym klientem.

David Harris jest autorem książki pt: Dental Embezzlement: The Art of Theft and the Science of Control (Tellwell Talent, 2019). (Zdjęcie: David Harris)

Z tych skromnych i przypadkowych początków Prosperident przekształcił się w wysoce profesjonalną firmę zatrudniającą 25 pracowników, którzy rocznie przeprowadzają setki dochodzeń w sprawie oszustw w gabinetach stomatologicznych. Wielu członków naszego zespołu posiada specjalistyczną wiedzę. Na przykład dwie osoby mają doświadczenie w dziedzinie ortodoncji. Inni intensywnie współpracują z prawnikami w sprawach sądowych, takich jak spory finansowe między partnerami biznesowymi. Niektóre z naszych najszybciej rozwijających się działań obejmują proaktywne pomaganie właścicielom gabinetów w ograniczaniu ryzyka wystąpienia oszustwa.

Przez ostatnie 25 lat wiele się zmieniło zarówno w stomatologii jak i w sposobie, w jaki wykonujemy naszą pracę, ale podstawy i mechanizmy przestępstw – a także radość, jaką odczuwamy wraz z moim zespołem, rozwiązując sprawę – nie uległy zmianie.

Jak powszechne są oszustwa w stomatologii i na jakie kluczowe sygnały ostrzegawcze powinni zwracać uwagę właściciele gabinetów?
Opublikowane badania potwierdzają, że blisko 50% dentystów już padło ofiarą jakiegoś typu oszustwa finansowego. Opierając się na założeniach dotyczących tego, co może się wydarzyć w trakcie ich kariery zawodowej, można oszacować, że prędzej czy później problem ten dotknie około 70% dentystów. Z naszych akt wynika, że ​​średnia kwota skradziona przed odkryciem przekracza 100 000 USD (95 070 EUR*).

Istnieje wiele potencjalnych znaków ostrzegawczych. Niektóre mają charakter finansowy, na przykład rozbieżności między wpłatami bankowymi a windykacją zarejestrowaną w oprogramowaniu do zarządzania praktyką, inne natomiast mają podłoże behawioralne, np. pracownik odmawiający wzięcia urlopu lub często pracujący, gdy biuro jest zamknięte.

Co, na podstawie Pańskiego doświadczenia, motywuje pracowników gabinetu stomatologicznego do kradzieży?
Pracownicy zazwyczaj kradną z dwóch powodów. Niektórych motywuje trudna sytuacja finansowa. Mogą stanąć w obliczu uzależnienia, rozwodu lub kosztów leczenia. Często wyczerpali już swoje możliwości pożyczkowe i czują, że nie mają innego sposobu na utrzymanie rodziny. Ci „potrzebujący” złodzieje często mają wyrzuty sumienia, ale uważają kradzież za jedyną opcję.

Inni kradną z chciwości. Osoby te uważają, że nie otrzymują odpowiedniego wynagrodzenia za swoją pracę i kradną, aby domagać się tego, do czego czują się uprawnione. Ci „chciwi” złodzieje często wydają pieniądze w widoczny sposób na przedmioty luksusowe i zazwyczaj nie okazują żadnych wyrzutów sumienia, ponieważ czują się usprawiedliwieni.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przez właścicieli okradanych gabinetów?
Skuteczna kradzież wykorzystuje słabości systemów kontroli. Wielu dentystów pozwala na nadmierne skupienie zadań finansowych na jednym lub dwóch pracownikach, stwarzając komuś okazję zarówno do kradzieży, jak i zatajenia sprawy. Właściwy podział obowiązków zmusi złodzieja do zmowy ze współpracownikiem. Takie postępowanie wiąże się ze znacznym ryzykiem i tym samym zniechęca wiele osób do podejmowania prób.

Innym częstym błędem jest mylenie delegacji z abdykacją. Aby funkcjonować na wysokim poziomie, dentyści muszą delegować zadania, ale skuteczne delegowanie wymaga odpowiedzialności. Oznacza to poświęcenie czasu na nadzorowanie zadań i zdobycie wystarczającej wiedzy, aby sprawdzić, czy są one wykonywane prawidłowo. Wielu dentystów unika tego wysiłku, przerzucając zadania na pracowników bez żadnego nadzoru, a to stwarza okazję do popełnienia przestępstwa.

Jakie środki mogą podjąć właściciele gabinetów, aby zapobiec kradzieżom dokonywanym przez pracowników?
Ochrona zaczyna się już na etapie zatrudnienia. Historia wielu kandydatów może zniechęcić do zatrudnienia, gdyby wyszła na jaw. Niestety w wielu gabinetach pomijane są istotne kontrole przed zatrudnieniem, takie jak sprawdzanie przeszłości kryminalnej, sprawdzanie referencji, czy przeprowadzanie testów na obecność narkotyków.

Następnie właściciele gabinetów muszą zapewnić dokładne wprowadzanie danych do oprogramowania do zarządzania praktyką, dokładnie przeglądając codzienne raporty przed opuszczeniem biura. Opóźnianie tego typu kontroli zmniejsza jej skuteczność. Właściciele powinni także wyrobić sobie nawyk drukowania własnych raportów do przeglądu, aby uniknąć selektywnego raportowania przez personel.

Najważniejszym miesięcznym zadaniem jest zestawienie finansów, porównanie sum z raportów dziennych z sumami z miesięcznych raportów podsumowujących, aby upewnić się, że nic nie zostało wprowadzone po godzinach pracy w celu ukrycia tego. Informacje dotyczące sposobu wykonywania artykulacji dostępne są na naszej stronie internetowej stronie internetowej.

Wreszcie właściciele praktyk powinni porównywać miesięczne dochody wprowadzane do oprogramowania z faktycznymi kwotami z wyciągów bankowych. Kwoty te powinny się pokrywać, z uwzględnieniem czasu jakiego potrzebują niektóre transakcje.

„Ochrona zaczyna się już na etapie zatrudnienia.”

Wspomniał Pan, że niezwykle istotne jest zatrudnienie odpowiedniego personelu. Jakie etapy rekrutacji zapewniają zespół godny zaufania?
Zatrudnienie odpowiedniego zespołu jest niezbędne — nie tylko po to, aby zapobiec ewentualnym przestępstwom, ale także dlatego, że Twój zespół reprezentuje Twoją praktykę wobec opinii publicznej. Dentyści często nie lubią zatrudniać pracowników i mogą wyręczać się, osobami trzecimi, ale może to mieć poważne konsekwencje. Nawet jeśli mają trudności ze znalezieniem wykwalifikowanych pracowników, właściciele praktyk powinni mimo to przeprowadzić dokładną weryfikację kandydatów przed ich zatrudnieniem.

Czy mógłby Pan szczegółowo opisać, w jaki sposób oprogramowanie do zarządzania praktyką może pomóc w zapobieganiu kradzieżom dokonywanym przez pracowników?
Większość oprogramowania do zarządzania praktyką zawiera funkcje bezpieczeństwa, ale często są one wyłączone, ponieważ personel uważa je za niewygodne. Na przykład ustawienia wygaśnięcia hasła są często wyłączone, ale częste zmiany haseł ograniczają ryzyko naruszenia zasad bezpieczeństwa. Prawa administratora powinny być również ograniczone, jednak często widzimy, że menedżerowie biur otrzymali takie uprawnienia. Właściciele praktyk powinni przejrzeć i skonfigurować ustawienia zabezpieczeń oprogramowania, aby zapewnić maksymalną ochronę.

Jakie kroki powinni podjąć dentyści w przypadku podejrzenia, że są okradani?
Właściciele praktyk powinni unikać przekazywania zespołowi swoich podejrzeń. Jeśli ich podejrzenia są błędne, ryzykują utratę zaufania. Jeśli dochodzi do kradzieży, zaalarmowanie złodzieja daje mu szansę na podjęcie szkodliwych lub ekstremalnych działań w celu ochrony siebie.

Wielu dentystów zwraca się do swoich bliskich doradców, takich jak księgowi, konsultanci ds. zarządzania praktyką lub specjaliście od oprogramowania, ale często tym profesjonalistom brakuje wiedzy specjalistycznej potrzebnej do rozwiązywania problemów związanych z kradzieżą. Bardzo ważne jest natychmiastowe skontaktowanie się ze specjalistą ds. oszust finansowych.

Tematy: