Sześć kroków do skomputeryzowanej praktyki

Informacje o pacjencie, które początkowo przechowywano na papierze lub w formie drukowanych zdjęć RTG, są zastępowane przez cyfrową radiografię oraz elektroniczne bazy danych. Następuje trend prowadzenia praktyki pozbawionej sterty papierowych dokumentów lub tradycyjnych kart pacjenta. W większości gabinetów papier jest podstawowym nośnikiem informacji. Bez względu na to czy są to karty pacjenta, formularze ubezpieczeniowe, czy drukowane zdjęcia, papier zawsze będzie stanowił część praktyki stomatologicznej. Są jednak takie gabinety, które całkowicie wyeliminowały drukowane karty. Podczas gdy proces ten jest łatwiejszy dla nowo założonych praktyk, te już funkcjonujące na rynku także mogą osiągnąć ten cel.

Większość dentystów w USA najprawdopodobniej zdaje sobie sprawę, że Rząd Federalny Stanów
Zjednoczonych nakazuje, aby do końca 2014 roku całkowicie znieść papierowe karty pacjenta. Wyzwaniem dla większości praktyk jest odpowiednie planowanie bieżących i przyszłych zakupów, tak, aby mieć pewność, że wszystkie systemy prawidłowo się zintegrują. Podczas gdy większość dentystów polega przede wszystkim na zmyśle wzroku i skupia swoją uwagę na kryteriach, które mogą zobaczyć lub zbadać dotykiem, niektóre z najważniejszych decyzji odnoszą się do bardziej abstrakcyjnych standardów. Dlatego też rozwinąłem sześciopunktową listę, która moim zdaniem jest obowiązkowa dla każdego dentysty, który wyposaża swój gabinet w nowe technologie. Zalecam, aby każdy z wymienionych kroków był wykonywany zgodnie z przedstawioną kolejnością.

I Oprogramowanie do zarządzania praktyką

Wszystko zaczyna się od oprogramowania zarządzającego całą praktyką. Aby rozwinąć praktykę
pozbawioną tradycyjnych kart pacjenta, oprogramowanie musi posiadać kilka podstawowych funkcji. Gabinety, które chcą całkowicie wyeliminować papier, muszą rozważyć każdy element występujący w druku i znaleźć dla niego cyfrowy odpowiednik, na przykład: wypełnianie kart, planów leczenia, szacowanie ubezpieczenia oraz przetwarzanie skarg elektronicznych, stałe podtrzymywanie
pacjenta, aktywacja ponownego konta pacjenta, układanie harmonogramu wizyt i wiele innych czynności, których używa się na co dzień. Wiele starszych programów nie obsługuje tych czynności, więc jeśli gabinety chcą zrobić krok do przodu, dentyści muszą wziąć pod uwagę inwestycję w nowocześniejsze oprogramowanie.

Należy zrozumieć, że bez względu na to jak bardzo chcielibyśmy, aby nasze oprogramowanie do zarządzania praktyką spełniało wszystkie wyżej wymienione funkcje, większość z dostępnych programów nie poradzi sobie z taką różnorodnością zadań. Na szczęście, jest kilka programów, zajmujących się na przykład digitalizacją formularzy wymagających podpisu pacjenta lub wprowadzaniem dodatkowych informacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszką, które mogą zapewnić funkcjonalność w kwestiach, w których oprogramowanie zarządzające nie daje sobie rady.

II Oprogramowanie do zarządzania obrazami

Jest to zapewne decyzja stanowiąca największe wyzwanie dla praktyki. Większość programów do zarządzania oferuje moduł zarządzania obrazem. Program Eaglesoft proponuje Advanced Imaging, Dentrix wyposażony jest w Dexis, a Kodak oferuje Kodak Dental Imaging, itd. Moduły te są ściśle zintegrowane z oprogramowaniem do zarządzania i zazwyczaj najlepiej współgrają z systemami cyfrowymi sprzedawanymi przez określoną firmę.

Na przykład, zintegrowany moduł zdjęć sprawia, że załączanie obrazów do skarg elektronicznych odbywa się przy zaledwie kilku kliknięciach myszką. Istnieje natomiast wiele innych programów, które z łatwością dopasują się do oprogramowania zarządzającego i zaoferują więcej dowolności i opcji kosztem minimalnie mniejszego zintegrowania. Nie ma idealnego systemu. Albo płacimy więcej za większe zintegrowanie, albo mniej za większą dowolność. Niektóre z bardziej znanych programów zewnętrznych to: Apteryx XrayVision, XDR oraz Tigerview.

III Rozmieszczenie monitorów w pomieszczeniu zabiegowym
Stosowane do tej pory pojedyncze kamery wewnątrzustne i proste monitory są zastępowane przez nowocześniejsze systemy. W większości praktyk w pomieszczeniu zabiegowym znajdują się co najmniej dwa monitory, jeden dla pacjenta (który może przeglądać na nim obrazy o walorach zarówno edukacyjnych, jak i rozrywkowych) i jeden dla dentysty oraz zespołu, który wykorzystuje ekran do tworzenia kart, planowania leczenia oraz wprowadzania rozmaitych prywatnych informacji (takich jak codzienny harmonogram), których pacjent nie powinien widzieć. System operacyjny Microsoft Windows posiada funkcje umożliwiające kontrolę nad tym, co pojawia się na każdym z ekranów.

Podczas rozmieszczania monitorów, klawiatur i myszy należy wziąć pod uwagę wiele kwestii związanych z ergonomią pracy. Na przykład, umiejscowienie klawiatury w położeniu, które wymaga od lekarza ciągłego obracania się może powodować problemy. Równie problematyczne może być korzystanie z nieprawidłowo umieszczonego monitora. Należy także zastanowić się czy pacjent powinien widzieć monitor podczas leżenia na fotelu. Taka pozycja ogranicza nam liczbę opcji rozmieszczenia urządzenia. Istnieją oczywiście wysokiej klasy systemy monitorów, które nie tylko pozwalają pacjentom na obserwację ekranu, ale także stwarzają bardziej relaksujące otoczenie
podczas długich zabiegów.

IV Sprzęt komputerowy

Po wyborze oprogramowania i aranżacji monitorów przychodzi czas na wybór komputerów. Większość praktyk będzie musiała zainstalować dedykowany serwer, aby chronić dane pacjentów oraz generować wystarczającą ilość mocy dla całej sieci. Ponieważ serwer taki jest siłą napędową każdej sieci, należy skonfigurować go w taki sposób, aby miał wbudowaną redundancję, dzięki której można odzyskiwać dane z uszkodzonych dysków twardych. Stacje robocze muszą być skonfigurowane do obsługi wysokich wymogów graficznych gabinetu, w szczególności, jeśli rozważamy wprowadzenie obrazowania cyfrowego.

Komputery umieszczone w pomieszczeniach operacyjnych często znacznie różnią się od tych znajdujących się w sekretariacie. Są wyposażone w funkcję podwójnego ekranu, lepsze karty graficzne do obsługi obrazowania cyfrowego, mniejsze obudowy oraz bezprzewodowe klawiatury i myszki. Często zapomina się o tym, że im mniejszy komputer, tym więcej generuje on ciepła. Jest ono wrogiem numer jeden dla komputerów, a ponieważ wielu dentystów umieszcza je w zabudowanych szafkach w pozycji pionowej, odpowiednia wentylacja jest konieczna.

V Systemy cyfrowe

Wybór oprogramowania do przetwarzania obrazów decyduje o tym, jakie systemy będą z nim kompatybilne. Radiografia cyfrowa jest teraz pożądaną technologią ze względu na wiele czynników. Dentyści korzystający z systemów radiografii cyfrowej odnotowują większą wydajność, która jest spowodowana szybszym wykonywaniem i przeglądaniem zdjęć, lepszą diagnostyką, zaoszczędzeniem kosztów poprzez rezygnację z filmów oraz związków chemicznych potrzebnych do wywoływania zdjęć. Nowa technologia wpływa także na wyższy współczynnik akceptacji planu leczenia wśród pacjentów, którzy mogą przyjrzeć się jak on powstaje zgodnie z ich potrzebami.
Wszystkie systemy mają zalety i wady, a dentyści będą musieli ocenić każdy z systemów na podstawie zestawu standardów ważnych dla danego gabinetu. Dla niektórych lekarzy kluczowa okaże się jakość otrzymywanego obrazu. Inni zwrócą uwagę na cenę systemów, gwarancję czujników, reputację producenta czy kompatybilność czujników z zainstalowanym oprogramowaniem zarządzającym obrazem. Należy pamiętać, że kamery wewnątrzustne są nadal doskonałym dodatkiem dla każdego gabinetu, ponieważ pozwalają pacjentowi obserwować to, co zazwyczaj jest zarezerwowane tylko dla oczu lekarza.

VI Ochrona danych

W gabinecie pozbawionym tradycyjnych kart pacjenta, ochrona danych jest bardzo istotna, aby zapobiec ich utracie w skutek działań szkodliwego oprogramowania lub błędów popełnionych przez użytkownika. Każdy gabinet powinien korzystać z oprogramowania antywirusowego, aby ochronić się przed rozmaitymi wirusami i robakami, z zapory chroniącej przed włamaniami hakerów do sieci, oraz z łatwego w weryfikacji protokołu archiwizacyjnego, który umożliwi odzyskanie danych po każdej katastrofie. Dostępnych protokołów jest tak wiele jak gabinetów, ale najważniejsze, aby codziennie wykonywać kopie zapasowe danych. Umożliwi to ich szybkie odzyskanie w razie konieczności. „Ciągłość praktyki” to termin, który podsumowuje powyższą zasadę działania. Ważne jest nie tylko kopiowanie danych, ale także prędkość, z jaką można przywrócić system do działania po takich katastrofach jak: awaria serwera, pożar czy powódź. Gabinety, które chcą całkowicie zrezygnować z tradycyjnych kart oraz drukowanych dokumentów, muszą koniecznie sprawdzić wszystkie systemy, które trzeba wymienić na ich cyfrowe odpowiedniki oraz przyjąć systematyczne podejście wobec wyposażania gabinetu w nowe systemy. Większość gabinetów powinna wymieniać poszczególne systemy stopniowo, tak, aby zespół mógł zapoznać się z działaniem danego systemu przed wprowadzeniem większej ilości nowych technologii. Zazwyczaj okres przejściowy z gabinetu tradycyjnego do cyfrowego trwa od 9 do 18 miesięcy.